Nadat we zondagavond (laat) zijn aangekomen in Wenen, hebben we direct de "werktafel" ingericht met onze laptops, tweede (tablet)schermen, VoIP-toestellen en andere benodigdheden. Door deze taak prioriteit te geven, wisten we zeker dat we maandag gewoon om negen uur aan het werk konden. Ook de telefoonlijnen openen om 9 uur dus je wil dan volledig up and running zijn.
Aangekomen in WenenOndanks het gure en regenachtige weer, is iedereen droog op zijn werk verschenen :-) Rond de klok van zeven ontstond een ware symfonie van smartphone-wekkers die iedereen om verschillende redenen wekte. Waar de ene groep om zeven uur direct in zijn sportkleren klaarstond om een paar kilometer te roeien, bankdrukken of een paar calorieën te verbranden op de crosstrainer, daar was de andere groep boodschappen aan het doen en het ontbijt aan het verzorgen.
First call
Rond een uur of acht zat vrijwel iedereen achter z'n laptop om de dagelijkse werkzaamheden op te pakken. Een spannend moment in de ochtend was toen de klok negen uur sloeg, het moment dat de telefoonlijnen open gingen. Natuurlijk hebben we de lijnen en kwaliteit van onze VoIP centrale getest, maar het eerste gesprek blijft op zo'n moment toch altijd spannend.
Een compliment aan Verbonden is dat de klanten tijdens de gesprekken geen enkel moment hinder hebben ondervonden en het verbazingwekkend vonden dat de we op ons vaste nummer in Wenen gewoon op deze manier bereikbaar zijn.
Oldschool post-its
De ochtend was, los van de locatie, een normale maandagochtend zoals we die ook in Nederland hebben. Rond de klok van 13.00 hebben we daar een kleine twist in aangebracht. Omdat we merken dat door de groei van het team en de uit te voeren werkzaamheden, structuur belangrijker is dan ooit, wilden we in Wenen een grote stap zetten richting projectmanagment. Het uitwerken van processen is een tijdrovende klus maar iedere minuut waard. Omdat je in Nederland vaak te druk bent voor dit soort zaken, is Wenen hier het ideale moment voor.
We hebben een aantal veelvoorkomende situaties geschetst en deze situaties onderverdeeld in de medewerkers die in die situaties werkzaam zijn. Zij hebben vervolgens per situatie een uur gekregen om alle handelingen, contactmomenten en valkuilen in kaart te brengen op post-its. Vervolgens hebben we deze in de groep besproken, uitgebreid en in een bepaalde volgorde en hiërarchie verdeeld.
Het eerste gesprek verloopt vlekkeloos
Post-it sessie
Post-it sessieDoor de volledige flow in kaart te brengen is het in de toekomst voor de verantwoordelijke medewerkers eenvoudiger om elkaars werkzaamheden in te zien, nieuwe werkzaamheden in te plannen en weten onze klanten exact wat de status van diverse werkzaamheden is.
Diner
Voor, tijdens en na de post-it (Wrike) sessie zijn we verwend door de kookkunsten van Iwan. Hij serveerde een heerlijke verse pasta, welke ons de nodige energie gaf om tot de klok van 21.00 de nodige puntjes op de "i" te zetten. Afsluitend zijn ook hier diverse jongens hun gang weer gegaan. Waar de één lekker is wezen joggen in het park, klom de ander op de klimwand, het roeiapparaat of plofte neer op de bank voor een leuke film.
Benieuwd hoe dat eruit ziet? Check dan hieronder onze - primeur - 360 graden video van dag 1, Vienna!