In een tijd waarin we drukker zijn dan ooit, is het de kunst om gefocust te blijven. Judith Schroër besprak enkele tactieken om de juiste prioriteiten te stellen en om tijd te besparen.
Waar veel mensen zouden willen dat een dag uit meer uren zou bestaan, daar stelt Judith dat dit totale onzin is. Volgens haar is extra tijd niet nodig. Het is enkel en alleen nodig om weloverwogen beslissingen te maken over de activiteiten waaraan je de tijd spendeert.
Ze gaf dan ook aan dat het belangrijk is om inzichtelijk te krijgen hoeveel tijd je aan welke taken besteedt. Zitten er vervolgens taken bij die teveel tijd kosten? of die niet effectief worden uitgevoerd? Overweeg dan of je ze niet beter kunt uitbesteden aan mensen die het sneller en beter kunnen doen. Op die manier kun je al jouw aandacht besteden aan de taken waar je goed in bent en die je zelf op een efficiënte manier kunt uitvoeren.
De Eisenhower Matrix
Een methode die je volgens Judith in staat stelt om je taken te prioriteren is de Eisenhower Matrix. Deze matrix verdeelt de taken in 4 verschillende categorieën, namelijk:
*Categorie 1: Urgent en belangrijk Deze taken moeten zo hoog mogelijk op je prioriteitenlijst komen.
*Categorie 2: Niet urgent maar wel belangrijk Deze moet je inplannen voor een later moment. (Ze komen dan uiteindelijk in quadrant 1 terecht).
*Categorie 3: Urgent maar niet belangrijk Deze zou je moeten delegeren aan mensen voor wie de betreffende taak wel belangrijk is.
*Categorie 4: Niet urgent en niet belangrijk Als een taak niet urgent is en voor je project ook niet belangrijk, dan hoeft deze niet uitgevoerd te worden. Het kan wel nodig zijn om met betrokkenen te bespreken waarom de taak niet uitgevoerd gaat worden.
Door bijvoorbeeld een Trello-bord in te richten, kun je elke dag je taken indelen in deze matrix. Vervolgens heb je een helder beeld van je taken en je prioriteiten en kun je gestructureerd aan de dag beginnen.
Welke plannen voer je uit en welke niet?
In de praktijk zal het voorkomen dat je omwille van de tijd of het beschikbare budget niet elk plan kunt uitvoeren. Om te bepalen wat het beste plan om uit te voeren is, raadt Judith het ICE model aan. Dit staat voorI - Impact: Bedenk bij elk plan wat de impact van het plan zal zijn op het doel dat je wilt bereiken wanneer je plan succesvol wordt uitgevoerd.
C - Confidence: Hoe zeker ben je van het feit dat het plan ook daadwerkelijk succesvol uitgevoerd zal worden. Wat zijn de risico’s en waar moet je rekening mee houden?
E - Effort / Ease: Hoe eenvoudig is het om je plan daadwerkelijk uit te voeren?
Door een verschillende plannen te beoordelen aan de hand van het ICE model, heb je volgens Judith een overzichtelijk beeld van de kansen en risico’s van ieder plan. Dit vergemakkelijkt je beslissingsproces waarmee je kostbare tijd en middelen kunt besparen.
7 tips om tijd te besparen
Tot slot gaf Judith 7 tips om effectief te werken en tijd te besparen.
1: Neem alleen deel aan afspraken waar je écht bij moet zijn
Dit punt spreekt voor zichzelf. Door overbodige afspraken uit je kalender te halen, bespaar je tijd en energie. Het is in de ogen van Judith dan ook de kunst om ‘nee’ te zeggen.
2: Neem zoveel mogelijk online deel aan de afspraken die je hebt Door niet fysiek maar online aanwezig te zijn bij afspraken, bespaar je de reistijd en door je werkplek niet te verlaten, raak je sneller weer in je werkritme.
3: Maak dagelijkse en wekelijkse to do lijsten. Door een heldere takenlijst te hebben, weet je wat je moet doen en het stelt je bovendien in staat om je voortgang te meten.
4: Focus! Ook dit punt behoeft weinig uitleg. Spendeer geen “werktijd” op sociale media en laat je zo min mogelijk afleiden.
5: Plan tijd in voor korte pauzes Door pauzes in te lassen, kun je volgens Judith na de pauze weer gefocust doorgaan met je werkzaamheden. Daarnaast voorkomen pauzes vermoeidheid.
6: Slapen! Door voldoende te slapen, ben je in staat om fit en vitaal aan je takenlijst te beginnen. Hiermee verhoog je jouw focus en minimaliseer je de kans op vermoeidheid.
7: Creëer een gestructureerd werkproces Wanneer je iedere dag volgens een vast stramien werkt, hoef je minder tijd te besteden aan het plannen van je dagelijkse werkzaamheden. Plan bijvoorbeeld vaste momenten in om je mail te beantwoorden. Zo wordt je tijdens de andere werkzaamheden niet afgeleid door binnenkomende emails. Die behandel je tenslotte op een aantal vaste momenten gedurende de dag.
Wil je meer lezen over Wordcamp Europe 2019? Lees hieronder dan verder.
1. WordCamp Europe 2019: De onderdelen van een sterke landingspagina