Becky vertelt ons over een aantal speerpunten die van belang zijn bij het managen van zowel grote als kleine projecten. Wie is waar verantwoordelijk voor en hoe zorg je dat alles positief verloopt?
ZZP'ers, grote- en kleine bedrijven, voor iedereen is het belangrijk: planning en project management. Maar wat is project management eigenlijk en wie is de project manager? Wie de projectmanager is, hangt af van de grootte van het project. Zo is bij kleine projecten, volgens Becky, de ontwerper of developer die aan het project werkt, de projectmanager. Bij grote projecten is het een aangewezen persoon. Los van de aangewezen persoon.
Positief en gelukkig blijven
Projectmanager is een ruim begrip, want wat manage je eigenlijk? Waar zorg je voor? Als projectmanager zorg je er voor dat je inzichtelijk hebt wie welke taken uitvoert en wanneer ze worden uitgevoerd. Maar daar houdt het niet op. Je zorgt er namelijk ook voor dat de klant gelukkig is, je communiceert, ontvangt en stelt verwachtingen van de klant bij, wat kan wel en wat kan niet? Wees eerlijk en beloof niets dat niet kan. Je documenteert, want als iets niet gedocumenteert is, is het dan wel gebeurd? Je legt uit, beantwoord vragen en je hebt geduld. Heel veel geduld.
Een aantal taken van een projectmanager
- - Maak een agenda en stappenplan (doelen en deadlines)
- - Organiseer vergaderingen en zorg dat een vergadering de moeite waard is (stel doelen)
- - Zorg voor de juiste mensen in een project
- - Coordineer mensen met verschiillende taken
- - Wees niet(!) aanwezig bij iedere vergadering, maar weet wel wat er bij iedere vergadering afgesproken is
Als je een project leidt, zoals de ontwikkeling van een website, dan weten individuen binnen dat project vaak niet wat een ander doet. Zo werkt Paul bij Tussendoor aan HTML en CSS werkzaamheden. Paul is echter niet altijd op de hoogte van wat Jan en Bauke doen aan onderzoek voor redirects. Jan, Bauke en Paul weten vervolgens weer niet wat Sander doet. Als projectmanger weet je dat allemaal wél. Je weet alles. Daarnaast zorg je ervoor dat zij ook weten wat ze zelf doen, je verzorgt hun agenda.
Voorafgaand aan het project zorg je dat je alle taken en het project zelf per individu bespreekt. Nog voordat je het project in groepsverband bespreekt.
[quote]is politiek. Wees aardig, wees voorbereid, georganiseerd, analyseer wat misgaat en leer. Geniet.[/quote]Moeite waard
Becky gaf tijdens de lezing aan dat vergaderingen de moeite waard moeten zijn, maar om heel eerlijk te zijn vonden wij haar lezing niet echt de moeite waard. Zonde. Om een kleine aanvulling te geven aan haar lezen geven (en dus aan onze blog) we je nog een aantal programma's die de moeite waard zijn om te probeberen.
- - Basecamp
- - Trello
- - Dropbox of Google drive
- - Email en agenda client (Google)
Wij vinden het persoonlijk er prettig om informatie centraal te houden. Zo slaan wij backups op op Dropbox en code op Git. Onze planning verloopt via Wrike, omdat we hier standaard workflows kunnen beheren en plugins die nodig zijn voor een project als download beschikbaar kunnen stellen. Wrike is een ideale tool, maar wel enorm uitgebreid. Neem de tijd als je Wrike gaat ontdekken.
Mailen doen wij via Helpscout. Een ticketsysteem met diverse workflows em standaard reacties, waarin we persoonlijke mailaccounts kunnen beheren vanaf één centraal punt. Een absolute aanrader.
Conclusie
Projectmanagement is belangrijk en niet altijd even makkelijk en inzichtelijk. Neem de tijd om te ontdekken hoe jij en je collega's dit voor zich zien. Welke taken horen bij een terugkerend project, wat moet je definieren, wie doet wat? Wij hebben tijdens onze trip naar Wenen, WordCamp, drie dagen besteed aan het optimaliseren van onze project-management flow. Verwacht niet dat het opzetten hiervan in een uurtje gedaan is.